PROHLÁŠENí O ZPRACOVÁNí OSOBNíCH ÚDAJŮ „Privacy Policy“

Prohlášení o zpracování osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických
osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a poučení subjektů údajů (dále jen "GDPR")

Úvod

Toto prohlášení je zpracováno a zveřejněno z důvodů poskytnutí informace o postupech a závazcích naší společnosti v oblasti aplikace požadavků nařízení GDPR. V dalším textu jsou použity:

• OÚ = osobní údaj, tedy všechny informace vedoucí k identifikaci konkrétní osoby
• Vlastník OÚ – subjekt, který je držitelem osobních údajů, které jsou naší firmou drženy a zpracovávány
• Správce – naše společnost, která Vaše OÚ eviduje, zpracovává, archivuje a chrání
• Zpracovatel – společnost, kterou jsme přizvali ke zpracování Vašich OÚ na základě smlouvy. Je tak zajištěno, že systém nakládání, zpracování a ochrany Vašich OÚ je zajištěn v rozsahu požadavků GDPR a Vaše práva nejsou omezena.

Správce osobních údajů

Společnost  POLAR TRADING s.r.o ,U Cihelny 1074, 281 63 Kostelec nad Černými lesy, IČ:26131285     
zapsána v OR ………………………………………………………………………………………………
kontaktní adresa pro oblast ochran OÚ:  gdpr@polar-cz.eu
Telefonní číslo: 602 206 419
(dále jen „správce“ Vás tímto v souladu s čl.12 Nařízení GDPR informuje o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech.

Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů správci poskytl, a to v souvislosti a na základě svobodného rozhodnutí v okamžiku navázání vztahu nebo registrace a dále v rámci smluvního či jiného právního vztahu se správcem, nebo které správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností správce.

Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme od vlastníků OÚ (obchodní komunikace, nákupy, dodávky produktů a služeb, kontaktní formulář na webu, komunikace po telefonu, vizitky apod.)

Dalším zdrojem osobních údajů jsou informace nezbytně poskytnuté zájemci o práci a pracovníky. Pokud jsou osobní údaje získávány z veřejných zdrojů, jsou využity výhradně pro potřebu realizace obchodního vztahu nebo v souladu se získaným souhlasem od držitele osobního údaje.

Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování

• Jedná se o identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikace vlastníka OÚ (jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu apod.)
• Popisné údaje (např. bankovní spojení)
• Údaje nezbytné pro plnění smlouvy (email, telefon, adresa pracoviště, funkce) a další
• Údaje poskytnuté nad rámec příslušných zákonů a legislativních nařízení, zpracovávané v rámci uděleného souhlasu ze strany vlastníka OÚ

Kategorie vlastníků OÚ údajů

Jedná se zejména o:

• Zákazníky
• Zákazníky zákazníků
• Zaměstnance a pracovníků na dohody o mimopracovní činnosti a zájemce o práci
• Vlastníky osobních údajů dodavatelů a partnerů poskytující služby potřebné pro provoz naší firmy
• Jiné osoby, které jsou ve smluvním vztahu ke správci OÚ

Kategorie příjemců osobních údajů

• Státní a jiné orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy
• Finanční ústavy a organizace veřejné zprávy
• Zpracovatelé OÚ na základě uzavřených smluv
• Třetí osoby a organizace na základě uděleného souhlasu vlastníka OU
• Naše společnost jako správce OU

Účel zpracování osobních údajů

• Účely obsažené v rámci souhlasu subjektu údajů
• Jednání o smluvním vztahu
• Plnění smlouvy
• Ochrana práv správce, příjemce nebo jiných dotčených osob
• Archivnictví vedené na základě zákona
• Výběrová řízení na volná pracovní místa
• Plnění zákonných povinností ze strany správce
• Ochrana životně důležitých zájmů vlastníka OÚ nebo dalších subjektů

Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádí správce, resp. zpracovatel se kterým má správce uzavřenu smlouvu, která garantuje, že budou dodrženy veškeré odpovědnosti při zpracování OÚ a práva vlastníka OÚ.

Zpracování je prováděno v sídle a na provozovnách správce, resp. zpracovatele. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky nebo manuálním způsobem u OÚ v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal správce technickoorganizační opatření k zajištění ochrany OÚ, zejména opatření proti neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k OÚ, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněnému použití nebo přenosu OÚ nebo jinému zneužití OÚ. Veškeré subjekty, kterým mohou být OÚ zpřístupněny, respektují právo vlastníka OÚ na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat podle platných právních předpisů týkajících se ochrany OÚ.

Doba zpracování osobních údajů

V souladu s lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, ve spisovém a skartačním řádu správce či příslušných právních předpisech jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového vtahu, oprávněných zájmů zpracovatele a příslušných právních předpisů.

Poučení

Správce zpracovává údaje se souhlasem vlastníka OÚ s výjimkou zákonem stanovených případů, kdy zpracování osobních údajů nevyžaduje souhlas vlastníka OÚ.

V souladu se článkem 6.odst.1 GDPR může správce bez souhlasu vlastníka OÚ údaje zpracovávat pokud:

• Zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je vlastník OÚ, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto vlastníka OÚ.
• Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
• Zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů vlastníka OÚ nebo jiné fyzické osoby
• Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce
• Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody vlastníka OÚ vyžadující ochranu osobních údajů.

V ostatních případech je ke zpracování OÚ potřebný souhlas vlastníka OÚ udělený za podmínek GDPR.

Práva subjektu údajů

V souladu se článkem 12 GDPR informuje správce na žádost vlastníka OÚ subjekt o právu na přístup k osobním údajům a k následujícím informacím:

• Účel zpracování OÚ
• Kategorii dotčených osobních údajů
• Příjemci nebo kategorie příjemců, kterým byly OÚ zpřístupněny
• Plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy,
• Veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů
• o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování OÚ

Každý vlastník OÚ, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho OÚ, které je v rozporu s ochranou osobního a osobního života vlastníka OÚ nebo v rozporu se zákonem zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:

• Požádat správce o vysvětlení osobně nebo prostřednictvím adresy gdpr@polar-cz.eu
• Požadovat, aby správce odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo výmaz (zapomenutí) osobních údajů.
• Je-li žádost vlastníka OÚ podle odstavce 1 této kapitoly, shledána oprávněnou, správce odstraní neprodleně závadný stav.
• Nevyhoví-li správce žádosti subjektu údajů podle odstavce 1, má vlastník OÚ právo se obrátit přímo na dozorový úřad, Tedy Úřad pro ochranu osobních údajů ( ÚOOÚ)
• Postup podle odstavce 1 nevylučuje, aby se vlastník OÚ obrátil se svým podnětem na dozorový úřad přímo.
• Správce má právo za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.